Wie man sauber und ordentlich Akten archiviert und einlagert?

KIBOX © erklärt es Ihnen in 2 Kapiteln!

1) Akten ordnen!

Akten ordnen, archivieren und einlagern ist eine relativ langweilige Angelegenheit und wenn man bedenkt, dass die meisten Unternehmen ihre Akten zwischen 7 und 22 Jahren einlagern, kommt man schnell auf den Gedanken, dass einem diese Tätigkeit Kopfschmerzen bereiten kann.

Aber das muss gar nicht sein! Wenn Sie die folgenden Regeln beachten, wird Ihnen sogar diese äußerst langweilige Arbeit locker von der Hand gehen und sogar Spaß machen!

Hier erklären wir Ihnen, wie Sie das am einfachsten bewerkstelligen. Zuerst sortieren Sie Ihre Akten nach Art und Relevanz und vor allem, wie lange Sie diese benötigen.

Ungeachtet dessen, ob Sie privat oder in Ihrem Unternehmen für das Sortieren und Archivieren zuständig sind, wird Ihnen dies mit den nachfolgenden goldenen Regeln ganz einfach von der Hand gehen.

Was Sie dazu benötigen:

  • Nehmen Sie sich Zeit! Für Ihre Arbeit und auch für eine Pause
  • Ein Notizbuch
  • Einen dicken Filzstift
  • Einige „Post-It“
  • Einen Locher
  • Einen Papierkorb (evtl. mit Shredder)

Schritt 1: Sortieren Sie nach Art des Dokuments!

Im privaten Bereich wird sich Ihre Aktenwirtschaft vermutlich um Themen wie alles rund um Versicherungen, Wohnung, Auto, Strom-, und Gasverträge, Bankgeschäfte usw. handeln.

Im beruflichen Umfeld ist es eher wichtig, darauf zu achten, quartalsmäßig und in die jeweilige Thematik zu unterteilen. Aber dazu kommen wir etwas später noch genauer.

Sortieren Sie alle Unterlagen chronologisch und nach Thema, bevor Sie zu Schritt 2 übergehen.

Schritt 2: Vernichten und entsorgen Sie unnötige Akten!

Viele Ihrer Unterlagen sind möglicherweise veraltet oder bereits ungültig und es ist daher nicht notwendig, sie zu behalten. Schaffen Sie daher durch allgemeine Durchsicht mehr Platz für relevante Unterlagen. Im betrieblichen Umfeld sollten Sie sich vorab informieren, wie lange Ihr Unternehmen grundsätzlich Akten und Unterlagen aufbewahrt.

Dies können Sie ganz bequem über den hier und hier angeführten Link erledigen oder Sie nutzen die Tabelle am Ende dieses Blogs.

Schritt 3: Kennzeichnen!

Sie haben bereits alles sortiert, in passende Kategorien eingeteilt und alte, nicht mehr benötigte Unterlagen vernichtet?

Dann können Sie ganz entspannt damit beginnen, all Ihre aktuellen Akten in Themen, Kalenderjahr und Quartal zu unterteilen. Die kleinen „Post-It“ können Ihnen hier sehr hilfreich sein, um einzelne Themen innerhalb eines Ordners zu kennzeichnen.

Beschriften Sie jede Kategorie mit dem dicken Filzstift! Das spart Ihnen auf lange Sicht gesehen eine Menge Zeit beim Suchen und Wiederfinden bestimmter Schriftstücke.

Zum Beispiel „Finanzamt Quartal 3 2016“ oder ähnliches könnte auf einem der Aktenunterteilungen stehen. Nehmen wir an, Sie bekommen von Ihrer Bank ein Schreiben, welches sich auf den 3. August 2016 bezieht, haben Sie automatisch und schnellstmöglich die passende Zeitspanne gefunden!

Wenn Sie alles so oder so ähnlich ordnen und beschriften, sind Sie oder wir als Storage-Unternehmen in der Lage, rasch eine bestimmte Akte für Sie zu finden und Ihnen zuzustellen.

Sollten Sie mehrere Geschäftsbereiche in einem Akt ablegen wollen, vergewissern Sie sich stets, alle jeweiligen Themen auf Ihren „Trennpost-it’s“ zu vermerken!

Schritt 4: Digitalisieren!

Moment! Digi-was? „Wozu habe ich dann den ganzen Papierkram soeben geordnet??“

Zu Ihrer Sicherheit! Als Privatperson reicht es völlig, lediglich Ihre persönlichen Dokumente zu digitalisieren.

Es schadet aber auch nicht, bei dieser Gelegenheit den Reisepass, den Führerschein oder die Heiratsurkunde einzuscannen und digital auf Ihrem Computer zu speichern.

All diese Unterlagen können verloren gehen, ein Wohnhaus oder eine Wohnung könnte durch ein Feuer vernichtet werden. Vielleicht benötigen Sie diese Dokumente aber auch, wenn Sie irgendwann einmal unterwegs sind?

Mittlerweile akzeptieren die meisten Unternehmen und Behörden auch Fotos dieser Unterlagen, welche Sie mit Ihrem Smartphone bequem anfertigen können.

2) Akteneinlagerung!

Schritt 1: Haben Sie Schritt 1 bis 4 aus dem ersten Kapitel erledigt?

Falls nicht, holen Sie dies wie in Kapitel 1 beschrieben jetzt nach. Es wird Ihnen künftig eine Menge Ärger und Kopfschmerzen ersparen.

Schritt 2: Die Lagerbedingungen

Wo würden Sie Ihre Akten lagern? Auch das ist ein wichtiger Punkt, worüber man sich stets Gedanken machen sollte. Falsche Lagerung bei ungünstigen Bedingungen können Ihre Unterlagen zur Gänze vernichten!

Wir empfehlen daher folgende Lagerbedingungen:

  • 18 – 20° C Raumtemperatur
  • Gut geschützt vor Sonnenlicht
  • Luftfeuchtigkeit zwischen 25% bis maximal 50%
  • Einfache Kartons, Stapelkisten oder versiegelte Kunststoffboxen? Alle drei Varianten bieten Ihnen gute Möglichkeiten zum Einlagern. Jedoch nur die versiegelte Kunststoffbox garantiert Ihnen höchste Sicherheit für Ihre Steuererklärungen und andere Unterlagen
  • 1 KIBOX fasst bis zu 11 Aktenordner!
  • Videoüberwachung und Alarmsicherung ist ein Muss.

Schritt 3: Dauer der Einlagerung

Übersicht Aufbewahrungsfristen

Jahre

Buchhaltungsunterlagen

7

Belege und Rechnungen

7

Unterlagen i.Z.m. Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz

22

Unterlagen i.Z.m. mit elektronisch erbrachten
Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk-
und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird

10

Fazit:

Egal, ob Sie im privaten oder beruflichen Umfeld als Firmeninhaber mit dem Akten sortieren und ablegen zu tun haben, ist es leider keine besonders unterhaltsame Tätigkeit und der Dankesapplaus dafür hält sich in der Regel in Grenzen. Jedoch wenn alles an Unterlagen und Dokumenten ordentlich und übersichtlich sortiert ist, spart Ihnen das auf jeden Fall eine Menge Zeit, falls Sie bestimmte Schriftstücke rasch zur Hand haben müssen.

So hoffen wir, dass wir Ihnen mit unserem Leitfaden behilflich sein konnten und dass Sie Ihren gewonnenen Platz bestmöglich für neue Unterlagen nutzen können, egal ob privat oder betrieblich.

  • Ordnung ist das halbe Leben! Sortieren Sie chronologisch und nach Thema
  • Überprüfen Sie, für welchen Zeitraum Sie bestimmte Dokumente aufbewahren müssen
  • Wichtiger Schlüssel zur Einlagerung sind die klimatischen Bedingungen! Sonnenlicht und Feuchtigkeit zerstört Ihre wertvollen Unterlagen.
  • Dahinter folgt die absolute Sicherheit in Form von Überwachung. In Kombination mit versiegelten Kunststoffboxen können Sie sich getrost zurücklehnen, Geld sparen und den so gewonnenen Platz in Ihrem Büro für andere Dinge verwenden!

KIBOX ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Einlagerung in Österreich und als solches können wir auch für ideale Lagerbedingungen für Akten garantieren.

Unser Lager wird ständig videoüberwacht, unsere versiegelten Kunststoffboxen garantieren Ihnen ein Maximum an Sicherheit und die laufende Kontrolle der Lagerbedingungen hinsichtlich der Raumtemperatur und Luftfeuchtigkeit ist für uns ebenso selbstverständlich.

Mit unserem Bring-, und Abholservice nehmen wir Ihnen all diese Arbeiten ab! Sie müssen lediglich die Akten richtig sortieren und in die von uns zur Verfügung gestellten Siegel-Boxen einpacken ;-)

Viel Spaß beim Archivieren wünscht ihr KIBOX-Team!


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